当事務所のマイナンバー対応

当事務所が、顧客企業様からお預かりするマイナンバーの利用目的は以下に掲げる事務の範囲内とします。

  1. 雇用保険届出事務(適用、給付及び助成金の事務を含む)
  2. 健康保険・厚生年金保険届出事務(適用、給付及び助成金の事務を含む)
  3. 国民年金第3号被保険者届出事務
  4. 賃金計算事務等

 

当事務所の具体的なマイナンバー対応システム

マイナンバーの流出・漏洩事故等が万が一にも起こることのないよう、当事務所では様々なセキュリティ(外部からの不正アクセス、不正使用の防止等)対策を講じています。

FAX受信時のセキュリティ

FAX受信時のセキュリティ

受信データが自動消去され、不正アクセスによる情報漏洩のリスクのない最新のFAX複合機を導入しました。

マイナンバーシステム入力時のセキュリティ

マイナンバーシステム入力時のセキュリティ

皆様からお預かりしたマイナンバーは、通常業務を行う執務スペースから隔離された、マイナンバー入力専用スペースにて、専用パソコンと管理ソフトを使用してシステムへ入力され、クラウドに保管されます。

マイナンバー連絡票等の取扱い

マイナンバー連絡票等の取扱い

皆様のマイナンバーが記入された連絡票等の書類は、システムへの入力後、即座にシュレッダー廃棄されます。

マイナンバー利用時のセキュリティ

クラウドに保管されたマイナンバーを利用する都度、及び通常業務でパソコンを使用する都度、システムログ管理されています。

保管されたマイナンバーの消去・廃棄

クラウドに保管されたマイナンバーは法定の保管期間を超えた時点で、自動的に消去・破棄されます。

保管が必要なマイナンバー記載書類の取扱い

マイナンバー記載書類の取扱い

即座にシュレッダー廃棄できないマイナンバー記載書類は、新たに設置した電子錠によるオートロック式のマイナンバー管理室にて保管されます。この管理室への入退室は特定の職員のみとし、入退室がログ管理され、入室目的の記録を行うことにより厳重に管理されています。

マイナンバー取り扱いスペースのセキュリティ

マイナンバー取り扱いスペースのセキュリティ

覗き見、書類の物理的な流出等の防止対策として、来所されたお客様、取引業者様が入室できるエントランス、応接スペースと、当事務所職員が業務を行うマイナンバー取扱スペースとを、パーテーションにて区分しました。

職員不在時の事務所セキュリティ

夜間、休日等の職員不在時には、セコムのセキュリティシステムにより、常時監視されています。

職員へのマイナンバー取り扱い教育

職員全員に対し、特定個人情報の適正な取り扱いを徹底させるため、社外研修の受講を含め、継続的な教育を行っていきます。

顧客企業様への情報提供

顧客企業様に当事務所定期発行の経営者協会だよりやメール通信等の電子媒体等で最新の情報を提供していきます。